Werden von der/dem Verordner/in Arzneispezialitäten nach § 1 Abs. 2 Heilmittel-Bewilligungs- und Kontroll-Verordnung ohne oder mit nur mangelhafter (unvollständiger) Dokumentation verschrieben, so ist die/der Verordner/in vom chef- und kontrollärztlichen Dienst nachweislich zu verwarnen. Im Wiederholungsfall einer solchen Verletzung der Dokumentationspflicht sind dem Sozialversicherungsträger die Kosten der betreffenden Arzneispezialität(en) von der/dem Verordner/in zu ersetzen. Findet der Ersatz nicht statt oder nach wiederholter Verletzung der Dokumentationspflicht trotz Verwarnung, kann der/dem Verordner/in die ausnahmslose Bewilligungspflicht für Arzneispezialitäten des gelben Bereiches des Erstattungskodex befristet bis zur Dauer von drei Jahren auferlegt werden. Ein Verstoß der Verordnerin/des Verordners gegen eine solche Bewilligungspflicht berechtigt den Sozialversicherungsträger zu einer Kündigung des Vertrages.
Das Ziel der Krankenversicherungsträger besteht vorrangig darin, die Qualität der Dokumentationen durch Information und nicht über das Verhängen von Sanktionen zu steigern.
Deshalb wurden vorerst sämtliche Verordner/innen nachfolgend kontrolliert und im Zuge der Prüfung bzw. durch laufende Berichte in der zeitnahen Information umfassend über die Erfordernisse einer vollständigen und inhaltlich richtigen Dokumentation informiert.
Die nachfolgenden Kontrollen werden mit Augenmaß durchgeführt, jedoch wird bei den Dokumentationsprüfungen besonders auf Schwerpunkte (z. B. auf die der bestimmten Verwendung entsprechende Diagnose/Diagnosestellung) Wert gelegt.
Wird allerdings der Aufforderung zur Einsendung bzw. Vorlage der Dokumentationen trotz Urgenz ohne entschuldbaren Grund nicht nachgekommen oder werden die Vorgaben der Heilmittel-Bewilligungs- und Kontroll-Verordnung insbesondere im genannten Qualitätsschwerpunkt nicht beachtet, ist jedenfalls mit einer Folgeprüfung zu rechnen. Im Jahr 2020 wurden 193 Verwarnungen ausgesprochen sowie ein Kostenersatz vorgeschrieben.